Archivo Municipal

Según Vicenta Cortés “Archivo es el conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de la gestión de asuntos de cualquier índole, los producidos y los recibidos, de cualquier fecha, los cuales se conservan y custodian para servir de referencia como testimonio e información por las personas responsables de tales asuntos y sus sucesores”.

Un Archivo municipal está formado por el conjunto de documentos que ha generado y genera el Ayuntamiento en el transcurso de su gestión, conservados y organizados por sus propios administradores. Los Ayuntamientos deben, por todos los medios, facilitar a sus administrados el acceso a la documentación y como tal acceso no es posible si no existe un archivo. Es tarea de los municipios crearlo donde no exista y mantener en buenas condiciones el existente.
Los archivos municipales son archivos públicos en razón de su productor y su organización, selección, enajenación, destrucción no puede estar sujeta al capricho de una persona aislada, sino que es responsabilidad de la Corporación a cuyo cargo está la correcta gestión del archivo desde el punto de vista técnico. El Archivo sirve primero para facilitar la gestión administrativa, controlarla y conservar testimonios jurídicos y legales, su tarea es puramente pragmática, sirve a generaciones presentes y futuras.

Orígenes y evolución

Archivo procede del latín archivium que junto con la denominación griega arkeion sirvió en la antigüedad clásica para designar los lugares donde se guardan documentos y el conjunto de documentos emitidos por una institución, conservados y organizados.
Los archivos municipales tienen su inicio en la Edad Media, porque la documentación municipal romana y árabe ha desaparecido. Los concejos atesoraron cualquier documento que pudiera ser usado en defensa de sus privilegios, asegurando así su supervivencia en un ambiente que les fuera hostil. Los privilegios Reales, Fueros, Cartas-pueblas, ordenanzas, ejecutorias fueron acumulados en el Arca de los Privilegios o del Concejo, cerrado con sus tres llaves e instalada, cuando no había edificio de Ayuntamiento en el lugar más fuerte y protegido que se podía encontrar.
Alfonso X ya se ocupó en sus partidas del cuidado que había de tenerse con la documentación municipal. Los escribanos del Concejo fueron los encargados, por la ley, de procurar mantener ordenados y de registrar los fondos guardados en los municipios como se puede leer en la Partida III, Ley IX, título XIX.

Durante toda la Edad Media desde la administración central se emitieron normas para hacer efectiva la protección del patrimonio documental. Puede decirse que toda la política en este sentido culmina con los Reyes Católicos. Dos normas de estos monarcas, Las Reales Pragmáticas de 1500 y 1501 sobre “la obligación de los corregidores de hacer Arca en que se custodien los privilegios y escrituras y los libros de leyes del Reino” y “los libros en los que los pueblos deben asentar sus ordenanzas, privilegios y escrituras”, son el marco institucional que desde ese momento sirve de referencia para la organización de los Archivos Municipales de la Corona de Castilla. Su texto fue repetido a la letra por Reales Cédulas de Carlos V, Valladolid, 24 julio de 1530; Felipe II, Valladolid, 1 septiembre de 1548.
Los Austrias Mayores no sólo confirmaron las normas anteriores, sino que además prohibieron taxativamente sacar documentación de los archivos. En cambio, se facilitó al interesado la posibilidad de obtener copias autorizadas por el Escribano del Concejo, impulsando por un lado la conservación del documento y facilitando la consulta.
A lo largo del los siglos XVII y XVIII no varía el panorama legal del archivo. En el orden práctico es la situación económica y política de las distintas ciudades la que determina el grado de organización de los archivos. El siglo XVIII estimula la investigación sobre originales, hay un proceso de racionalización de la Administración pública que se refleja en los archivos.
En las Cortes de Cádiz se inagura una nueva época para el gobierno municipal y, aunque la legislación más temprana nunca se pudo llevar a la práctica, los principios sobrevivieron y fueron reflejados en la instrucción económico-política para el gobierno de la provincia del 3 de febrero de 1823 y luego en el Real Decreto de 23 julio de 1835. Respecto a los archivos el cambio es mínimo. El máximo responsable será, desde entonces, el Secretario del Ayuntamiento. Sus deberes son: registrar, inventariar, guardar ordenadamente.Ni la ley orgánica municipal y provincial de 2 octubre 1877, ni el Estatuto de 8 de marzo 1924 ni la nueva Ley Municipal de 31 octubre de 1935 innovan en este campo. La organización de un cuerpo nacional de archivos de 1867 no afecta a nuestras instituciones.

La guerra civil fue el cataclismo y la postguerra no mejoró la situación.

Una coyuntuta económica desfavorable a las inversiones en personal e instalaciones, tendencia al secretismo de los procesos administrativos provocaron el abandono de los archivos municipales. Las Normas legales de la Ley de Bases de Régimen Local de 24 junio de 1955 y sus Reglamentos son repetición de lo anterior. La protección del patrimonio histórico siempre se inclina por los objetos artísticos nada dice de los documentos.
La Constitución de 1978 marca una nueva etapa con la Ley 7/1985.